18 Monate Home Office vs. Coworking Space - Der große Selbstversuch

Wie es so bei einem StartUp ist, die Mittel wollen zielgerichtet eingesetzt werden und man möchte lieber weiter in den Ausbau investieren statt in das eigene Wohlbefinden. Auf der Suche nach Alternativen zum klassischen Büro haben wir den Selbsttest gemacht. Neun Monate lang haben wir im Home Office und neun Monate in Coworking Spaces gearbeitet. Hier das Resultat...

Angefangen hatte alles, als wir den Entschluss gefasst hatten, alternative Bürostrukturen zu erkunden und für uns selbst die geeignete Variante zu finden. Bei uns in der Firma wird die Arbeit einfach gehalten, jeder arbeitet in der Ausgestaltung so, wie es einem passt, Hauptsache die Arbeit wird erledigt. Nach diesem doch recht freien Prinzip ist das Arbeiten recht entspannt und man kann, anders als oft behauptet, Familie und Arbeit gut mit einander vereinbaren. In diesem Rahmen wollten wir nun unseren Versuch starten und herausfinden welche Vor- bzw. Nachteile entstehen, wenn man aus seinen gewohnten Bahnen ausbricht und was dies für die Gestaltung der Arbeit hinsichtlich Kommunikation und Teamarbeit zu bedeuten hat.

 

Das Home Office

Gestartet sind wir mit dem Home Office, also dem Arbeiten von zu Hause. Computer, Internet und Telefon waren ja bereits vorhanden, von daher konnten wir ab Tag X einfach zu Hause bleiben und von dort arbeiten. Gerade am ersten Tag wollte man zeigen, dass man nicht faul ist und tatsächlich arbeitet, also ist man recht früh aufgestanden und hat sich gleich an den Computer gesetzt. Abends hat man die Zeit dann auch mal gerne verlängert, da man ja auch den Fahrtweg spart. Dies ging so einige Wochen gut, bis man in eine Art Trott gefangen war. Wir merkten, dass man nicht mehr richtig abschalten konnte und effektiv mehr arbeitete als einem lieb war. Der Tag wurde zur Nacht und umgekehrt, teilweise fiel es recht schwer sich zu konzentrieren, denn ständig war etwas los, der Postbote klingelte an der Tür (natürlich nicht nachts), die Wäsche musste gemacht werden und das Mittagessen kochte sich auch nicht von alleine.

Wir haben gemerkt, dass etwas falsch läuft. Denn normal sollte dies nicht so sein und hätte den Zweck verfehlt. Zeit für etwas Selbstreflektion, was war geschehen? wie kam es dazu? Äußere Umstände, oder die Persönlichkeit? Gründe konnte es viele geben, denn die Rahmenbedingungen waren ja gänzlich andere. Die ausführliche Analyse ersparen wir euch an dieser Stelle, jedoch sei gesagt, dass mehrere Faktoren dafür verantwortlich waren. Home Office funktioniert, jedoch nicht, indem man es einfach "mal eben so" macht. Ein großer Teil hängt vom eigenen Typ ab, ob man sich morgens motivieren und abends Feierabend sein lassen kann. Und selbst wenn man den zeitlich organisatorisch Aspekt hinbekommt, also sich nicht selbst zeitlich ausbeuetet, kann man doch schwer inhaltlich von Arbeit zu Privat umschalten, wenn sich dabei die örtliche Umgebung nicht ändert. Jedoch ging das nicht bei allen so gut, deshalb haben wir versucht, dies zu durchbrechen.

Wichtig ist Struktur, eine Struktur, an der man sich orientieren kann, die einem den Rhythmus gibt, trotz der vielen Verlockungen, sich mit anderen Dingen abzulenken. Dazu gehören individuelle Rituale, die einem dabei helfen die Arbeit zu beginnen oder niederzulegen sowie feste Arbeitszeiten. Diese muss jeder für sich selbst finden und entsprechend triggern. Eine gewisse Routine und Planung helfen dabei, den Tag klarer zu gestalten. Da wir in einer Softwarefirma für Management- und Kommunikationslösungen arbeiten, war es natürlich selbstverständlich, unsere Software für uns selbst zu nutzen. Projekte wurden organisiert und Listen mit Aufgaben und Zuständigen verfasst, auch das Setzen von eigenen Fristen hilft dabei, den Überblick über wichtige Dinge zu behalten. In der Kommunikation waren wir seit je her frei und hatten alle mobile Unterstützung durch Handy, Tablet und Laptop. Um immer auf dem Laufenden zu bleiben, haben wir fast täglich telefoniert und uns entweder zu allem ausgetauscht oder waren einfach nur am Hörer, um nicht mit den Aufgaben allein zu sein. Später nahmen wir dann auch Videochats als Arbeitsmittel dazu und konnten interaktiver arbeiten, dies funktionierte recht gut auch im ländlichen Raum oder außerhalb der eigenen Wohnung. Sofern der Akku des Laptops dies mitmacht, ist das aber kein Problem gewesen, viele sonnige Tage in Hamburg hat man eh nicht, diese zu nutzen ist daher eher eine Pflicht gewesen. Berufs- und Privatleben konnten so gut in Einklang gebracht werden.

Trotz der räumlichen Distanz ging die Zusammenarbeit gut, wenn diese ordentlich geplant wurde. Die Kommunikation mit dem Kunden verlief auch fast immer reibungslos, da alle Anrufe im System automatisch gespeichert wurden. Wir hatten den Überblick, ob jemand von uns einen Anruf beantwortet hatte oder der Kunde zurückgerufen werden musste. Zumindest sofern man nachgesehen hatte und nicht blindlinks ans Telefon rannte, während der Kollege schon abgenommen hatte und sich dachte: verdammt das Telefon spinnt wieder!

Von den Kosten her war dies natürlich ein Traum, nirgends ist es günstiger als zu Hause zu essen, keine Fahrtkosten, weniger Umweltbelastung und wenn die Voraussetzungen stimmen, kann man das Büro daheim auch von der Steuer absetzen. Durch die Strukturierung kam noch hinzu, dass man Zeit sparte, die man sonst unterwegs zur und von der Arbeit brauchte. Freizeit ist eben unbezahlbar und bei bis zu zwei Stunden am Tag kommt da einiges zusammen.

 

Der CoworkingSpace

Nachdem wir diesen Test abgeschlossen hatten wurde es Zeit für einen Wechsel. Hier findet man im Netz einschlägige Seiten mit Angeboten für flexible Büros. So hatten wir uns ein paar ausgesucht und unser Experiment fortgesetzt. Die Erfahrungen aus dem Home Office im Gepäck und auf dem Fahrrad ging es nun zu unserem ersten Coworking Space. Nach einer wie wir zugeben mussten anfänglichen Ablenkung durch das große neue Unbekannte hatten wir uns recht schnell an die neue Situation angepasst. Im Gegensatz zu vorher war der Arbeitsweg nun jeden Tag dabei, doch selbst dem Hamburger Wetter zum Trotz blieb das Fahrrad das Mittel der Wahl. Von der Möglichkeit, schnell Erledigungen zu machen für Büromaterialien oder die tägliche Speiseversorgung war man angenehm überrascht, was leider auch dazu führte, dass man sich bei diesen auch mal gerne Zeit lies. In solch einem Ökosystem fällt das Netzwerken mit Anderen oder Gleichgesinnten auch viel leichter, so hat es uns geholfen, Erfahrungen auszutauschen, Anderen zu Helfen oder neue Kunden zu gewinnen. Regelmäßige Veranstaltungen haben dies gut abgerundet und man hatte den Eindruck, dass es besser funktionierte.

Uns wurde jedoch schnell klar, dass irgendwas nicht stimmte. Auf einmal stapelte sich die Arbeit und es wurden Fristen immer wieder verschoben. Hatten wir mehr zu tun als vorher? Woher kam die zusätzliche Arbeit? Hier war es Zeit für die Selbstreflektion Nummer zwei. Da wir in dem Thema schon eine gewisse Erfahrung hatten ging es relativ schnell, als wir merkten, dass es mal wieder äußere Umstände waren; diesmal jedoch teilweise fremdverschuldet. Das Netzwerken ist schön und gut und gehört dazu, jedoch verringert es die Zeit, konzentriert an einem Projekt zu arbeiten. Bei uns waren es ca. 1,5 Stunden, die wir damit täglich verbracht haben. Dies musste natürlich eingedämmt werden, so haben wir uns dafür Terminslots vorgemerkt. Klingt banal, hilft aber.

Die äußeren Umstände konnten wir leider nicht wie gewünscht beeinflussen, denn diese liegen dem System zu Grunde. Der ursprüngliche Gedanke, sich in einem Coworking Space mit Gleichgesinnten zu vereinen und die Kosten durch mehrere flexibel Arbeitende zu teilen wurde schleichend in den letzten Jahren untergraben. Aus den "Mietern" wird nunmehr versucht, jeden Euro herauszuholen und sie lange zu binden, Standardangebote wurden zu Zusatzoptionen und die Gier hat teilweise verstörende Ausmaße angenommen. So wird man immer öfters vertrieben, weil bestimmte Bereiche durch andere angemietet wurden ("Das müsst Ihr verstehen, die Querfinanzierung hilft, Eure Miete zu senken!"), Veranstaltungen stattfanden oder es einfach zu laut wurde. Denn Arbeitsschutzvorschriften kennt man hier nicht, so ist die Lautstärke teilweise immens hoch: in der Ecke steht dann noch ein Kicker-Tisch, es gibt eine Bar oder ein Café: Musik und Gäste eng an eng im selben Raum. Die Stühle und Tische weder ergonomisch noch zum Sitzen für länger als zwei Stunden geeignet. Ein Großraumbüro im Callcenter ist dagegen ein Luxusplatz. Auch wurden die Preise in dieser Zeit ständig angepasst, um das maximal mögliche auszuloten. Getränke waren teilweise an der Tankstelle um die Ecke günstiger. Diesen Ablenkungen zum Trotz haben wir uns weiter umgesehen und dabei festgestellt, dass es überall das Gleiche geworden ist, schlagartig. Auch in kleineren Spaces, wo man sich zu viert oder sechst ein Büro teilt, wurde unser Ziel einer geregelten und konzentrierten Arbeit durch die Art und Weise im Umgang mit den "Kunden", sprich uns als Mietern, jedes Mal ad absurdum geführt. Jeder Space hatte seine Vor- und Nachteile, jedoch muss man schon sehr genau wissen was einem wichtig ist.

Die Kosten waren über alle vergleichsweise hoch und es lohnt sich maximal für bis zu vier Mitarbeiter. Größere Unternehmen können sich für das gleiche Geld gleich ein eigenes Büro mieten, was parallel in einigen Coworking Spaces auch angeboten wird. Die Versorgung, Fahrtkosten und dergleichen und damit die private Belastung ist in diesem Model auch höher. Jedoch kann man mit den aus dem Home Office antrainierten Strukturen, Kopfhörern und einer gewissen Beherrschtheit relativ gut arbeiten.

 

Fazit - Der Mischbetrieb

Unsere Erfahrungen konnten wir für uns zusammenfassen und aus den Erfahrungen gut lernen. Was uns nicht nur bei unserer Arbeit hilft, Software zu entwickeln, sondern auch dabei, Alternativen kennen zulernen und auf Veränderungen zu reagieren. Sich nicht den starren Richtlinien hinzugeben und auf sich selbst zu schauen, hilft auch dabei die eigene Arbeit besser zu strukturieren und effizienter zu gestalten. Da wir dies getan haben können wir nun in unserer Firma spontan auf Ereignisse besser reagieren und uns den Umständen ohne Zeitverlust anpassen, was uns eine harmonischere und flexiblere Arbeitsgestaltung erlaubt. Sei es aus beruflichen oder privaten Gründen.

Für uns als Fazit haben wir gemerkt, es ist manchmal gut, aus seinen gewohnten Bahnen herauszukommen und die Vorteile beider Varianten zu verbinden. Abwechselnd mal im Home Office oder einem Coworking Space zu sein, erleichtert die Arbeit und Flexibilität und so haben wir uns für einen gesunden Mischbetrieb entschieden, in dem wir spontan entscheiden, wie wir arbeiten wollen oder können.

 

Wenn Ihr Fragen oder Anregungen zu dem Thema habt, lasst es uns gerne wissen (Kontakt).


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